L’home modern es veu obligat a tenir correu electrònic. Sense ella, és impossible registrar-se en diversos projectes d’Internet, crear comptes a les xarxes socials i portar una vida comercial completa. Quan hi ha un gran flux d'informació, hi ha d'haver normes per mantenir l'ordre.
Heu intentat mai comptar quants correus electrònics arriben a la safata d'entrada cada dia? De vegades el seu nombre és superior a cent, i aquest no és el límit. És ben evident per què és difícil trobar lletres realment importants en aquest flux d'informació. Com podeu posar ordre al correu i evitar que es repeteixi aquest caos en el futur?
L’arrel del problema
El correu electrònic és un canal de comunicació clàssic a través del qual es continua intercanviant informació en un entorn professional. Rebem notificacions, documentació del projecte, factures de pagament, contactes de futurs socis comercials, etc. al nostre correu electrònic. El caos al correu electrònic crea un embolic al cap: no podeu recollir els vostres pensaments, recordar dades importants, és fàcil oblidar alguna cosa, és difícil trobar alguna cosa …
D'aquí la manca de temps i la irritabilitat simple. Llavors, per què no endureu el vostre correu electrònic una vegada i, tot seguit, mantingueu-lo sempre al dia? Creieu-me, és un plaer treballar amb aquest correu!
Posar les coses en ordre
Acostuma a ordenar la correspondència entrant en categories: treball, personal, entreteniment, interessant, etc. Fins i tot podeu començar a ordenar les lletres per cognom si realment ho necessiteu. Assegureu-vos d’utilitzar les etiquetes estàndard del vostre servei: marqueu les lletres com a importants, poseu-les amb asteriscs i altres signes distintius. No deixeu correus electrònics innecessaris al directori general; marqueu-los immediatament com a "correu brossa". Tampoc no fa mal donar-se de baixa de correus innecessaris.
Aprendre a treballar amb grups de cartes. Només cal ressaltar un cert nombre de cartes rebudes amb característiques similars i enviar-les a un directori separat, suprimir-les o marcar-les. Això ajuda a resoldre eficaçment el problema de la confusió en un gran flux de correus electrònics entrants.
Quan rebeu correus electrònics importants, però no podreu respondre immediatament, marqueu-los amb l’etiqueta estàndard més rica: la propera vegada que inicieu el correu, primer els notareu i els responeu. Si no ho feu de seguida, es perdran cartes importants entre d’altres i deixareu caure la persona o no tindreu temps per fer alguna cosa important.
Hi ha cartes que no tenen cap sentit guardar-les. Si sabeu amb seguretat que la carta rebuda és clarament correu brossa, suprimiu-la immediatament, sense ni tan sols obrir-la. En cas contrari, us hi topareu cada cop i perdreu el temps en tornar a llegir el títol. Al volum d’una lletra, passareu uns segons, però quan n’hi ha moltes, la pèrdua de temps resulta ser bastant tangible.
