El registre de cartes de sortida és un document obligatori. Les regles per a la seva compilació les estableix el Russian Post i es reflecteixen en la forma de f.103. Aquest document és obligatori per enviar fins i tot un petit lot de cartes.
Instruccions
Pas 1
Creeu un preàmbul per al vostre document. Aquesta part del registre hauria de contenir informació sobre el remitent, és a dir, el nom de la vostra empresa, la seva forma jurídica en forma abreujada, el cognom, el nom i el patronímic del cap de l'empresa en què treballeu. Indiqueu també la data en què es va compilar el document.
Pas 2
Procediu a omplir la part principal del document, que consisteix en una taula. La secció tabular ha de contenir les columnes següents: registrar el número de sèrie, a qui, codi postal, carta / notificació, marca de correu. La primera columna és senzilla d’emplenar: només cal que col·loqueu la numeració de tots els registres de la taula. El darrer número ha de coincidir amb el nombre de correus electrònics que envieu. A la segona columna, anotareu les dades dels destinataris de la vostra empresa: els noms de les persones jurídiques o els cognoms, noms i patronímics de les persones físiques. Assegureu-vos d'emplenar la tercera columna. Per fer-ho, primer esbrineu no només l’adreça de la persona a qui s’ha d’enviar la correspondència, sinó també el seu codi postal. Sense especificar l’índex, l’oficina de correus té dret a no acceptar la carta. A la següent columna, indiqueu el tipus de correspondència que voleu enviar. No cal que empleneu la darrera columna. Ho haurà de comprovar l’empleat de correus que accepti cartes vostres.
Pas 3
Comproveu la correcció del registre i entregueu-lo al treballador postal. Ara ha de comprovar la correcció de les dades introduïdes al document i fer les marques adequades. A més del registre, agafeu els documents preparats pel personal de correus d’acord amb les normes postals internes. Aquest document no serà superflu per a la vostra comptabilitat personal del moviment de correspondència. Adjunteu el rebut al registre i arxiveu-lo a una carpeta especial on es comptabilitzen les cartes de sortida.
