Els treballadors d’oficines sovint han d’enviar cartes per fax. Els casos poden ser completament diferents, però què cal fer si us trobeu amb aquest problema per primera vegada i no teniu ni idea de com enviar una carta a un fax.
Instruccions
Pas 1
Redacteu la vostra carta a MS Word mitjançant la plantilla que podeu utilitzar a MS Publisher per afegir un logotip d'empresa. Utilitzeu MS EXEL si necessiteu redactar i enviar fulls de càlcul per fax. Si envieu fotos, han de tenir l'extensió.jpgG.
Pas 2
Tingueu en compte que la mida d'una carta estàndard que es pot enviar per fax és una pàgina A4. El tipus de lletra requerit per escriure té una mida mínima de 10 punts. Per aquest motiu, és millor mantenir tots els vostres pensaments en un full perquè no hagueu d'enviar informació a diverses pàgines.
Pas 3
Indiqueu tota la informació de manera clara i concisa. A la carta que enviarà per fax, escriviu només allò que sigui útil i interessant per al vostre destinatari. Si, per exemple, se us ha enviat una sol·licitud específica, responeu-la exactament, sense desviar-vos del tema, etc.
Pas 4
No inseriu imatges ni dibuixos petits en lletres, ja que es poden difuminar i, en conseqüència, el destinatari només rebrà una opinió negativa sobre vosaltres o la vostra empresa. Assegureu-vos d’incloure la vostra adreça, número de telèfon / fax o altra informació de contacte al final del missatge.
Pas 5
Imprimeix la teva carta. Examineu la qualitat d'impressió del document, ha de ser bo, totes les lletres han de ser clares i no borroses perquè el destinatari pugui distingir el text. Si trobeu alguna deficiència, corregiu-les i torneu a imprimir la carta.
Pas 6
Obriu la safata d'alimentació de documents al fax. Normalment es troba a la part posterior de la màquina. Introduïu la carta cap per avall. Si teniu diversos fulls, comproveu si la vostra màquina de fax admet l'enviament massiu, si no, haureu d'inserir cada full per separat.
Pas 7
Espereu el pit, la màquina hauria de recollir el paper. Marqueu el número de fax del destinatari. Espereu una resposta a l’altre extrem del cable.
Pas 8
Presenteu-vos i indiqueu que voleu enviar el fax. Premeu el botó "Inici" juntament amb el destinatari (normalment diuen: "Inici"). El fax s'enviarà si s'han completat tots els passos. No substituïu el tub fins que el paper hagi passat completament per la màquina.
Pas 9
Feu clic al botó "Contacte" i especifiqueu si la vostra carta s'ha enviat al destinatari (si el fax ha passat). Si la qualitat de la pantalla és baixa, torneu a provar tots els passos.
