La gent s’acostuma a enviar correus electrònics ràpidament. Durant la nit, podeu intercanviar una dotzena de missatges o més, i la correspondència amb amics i parents s’assembla sovint a un diàleg oral. Tanmateix, a l’hora de redactar cartes comercials, heu de seguir les regles d’etiqueta, que són aproximadament les mateixes per al correu electrònic i el correu ordinari.
És necessari
- - un ordinador amb connexió a Internet;
- - Guia telefònica.
Instruccions
Pas 1
Indiqueu l'objectiu del vostre missatge. No cal anotar-lo, però heu d’entendre clarament si voleu aconseguir un nou contracte, aconseguir nous clients, contractar un nou empleat, fer una reclamació o simplement felicitar els socis per les vacances.
Pas 2
Penseu en qui hauria de rebre exactament la vostra carta. La seva forma en depèn en gran mesura. Potser no cal que escriviu res, però n'hi haurà prou amb trucar per telèfon, discutir la situació en un fòrum especialitzat o resoldre el problema en persona.
Pas 3
Seleccioneu el tipus de lletra. Per al consumidor, pot ser una oferta d’un producte o servei, una altra informació de tipus publicitari. Podeu fer una enquesta. Els bancs solen recordar als clients deutes o noves condicions de préstec. Podeu enviar informació sobre les vacants i un avís d’ocupació a la persona que vulgueu veure al vostre equip. Els empleats de la firma han de rebre alguns missatges per escrit. Es tracta d’informació disciplinària i un advertiment de reducció. Els socis solen rebre noves propostes, queixes i disculpes.
Pas 4
Una carta comercial ha de contenir certs detalls, de manera que és millor desenvolupar formularis immediatament. El formulari emplenat es pot enviar per correu electrònic com a fitxer adjunt o imprimir-se i enviar-lo per correu ordinari per correu ordinari o certificat. A la part superior hi ha d’haver el nom de la vostra empresa o, millor encara, el logotip. Una mica més avall hi ha la data i el número i, si cal, els enllaços a recursos de la xarxa (per exemple, si els termes del contracte o la documentació de la licitació es publiquen al lloc web oficial). Millor mantenir la columna per al tema de la carta. Feu que sigui atrevit. Això permetrà al destinatari navegar ràpidament pels documents que se li envien cada dia per a la seva signatura.
Pas 5
Especifiqueu el cognom, el nom, el patronímic i la posició de la persona a la qual va dirigida la lletra. Moltes empreses tenen els seus propis llocs web o, com a mínim, pàgines inicials a Internet. Probablement hi hagi contactes. Podeu trucar al secretari i esbrinar quin dels empleats participa en un problema concret. És possible que l’empresa tingui noms homònims i fins i tot empleats que tinguin el mateix cognom i inicials.
Pas 6
Comenceu la vostra carta amb una adreça personal per nom i patronímic. Seria adequat afegir-hi la paraula "respectat", fins i tot si escriviu una carta d'acció disciplinària. A la part introductòria, recordeu al destinatari el contacte anterior, encara que fos fa molt de temps. És possible que aquest empleat tingui molts problemes. Cal donar-li l’oportunitat d’orientar-se i, alhora, demostrar que valora el seu temps. Pot ser un enllaç a un contracte signat en una data determinada o un missatge que la direcció ha revisat un currículum publicat al lloc. Si escriviu una resposta, indiqueu quina acció ha realitzat el vostre enquestat com a activador.
